Akten und Dokumente sicher lagern in Essen

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Akten und Dokumente zwecks Nachvollziehbarkeit aufzubewahren. Die Fristen für die Archivierung hängen von der Art des Dokumentes ab. In den meisten Fällen betragen diese 6 bzw.10 Jahre. Im Laufe der Zeit kann sich also einiges ansammeln.

Dein Büro wird auch von riesigen Aktenstapeln eingenommen?

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Tipps zur Einlagerung von Akten, Papieren und Dokumenten

1. Lagere Deine Akten so ein, dass sie vor dem Zugriff oder der Einsicht durch Unbefugte geschützt sind.

2. Achte auf äußere Einflüsse wie Feuchtigkeit, Temperatur oder Sonneneinstrahlung, da sich diese negativ auf das Papier auswirken können. Die ideale Raumtemperatur für Papier aller Art liegt bei ca. 16° C. Die Luftfeuchtigkeit sollte bei ca. 45% liegen. Direkte Sonneneinstrahlung kann Tinte und Papier verblassen lassen. Bei Nässe kann Papier sich wellen und schimmeln.

3. Verwende zur Aktenlagerung stabile Boxen oder Kartons, um die Akten geordnet und vor Licht und Verunreinigungen (Schmutz und Staub) geschützt zu archivieren.

4. Idealerweise sortierst Du Deine Akten nach Jahrgängen. Für größere Unternehmen kann auch eine Unterteilung in die unterschiedlichen Unternehmensbereiche sinnvoll sein.

5. Kennzeichne die Akten mit der jeweiligen Aufbewahrungsfrist (Ablaufdatum), damit diese nicht unnötig lange im Lager verweilen.

6. Sobald die Fristen abgelaufen sind, solltest Du nicht mehr benötigte Akten schnellstmöglich vernichten, um neuen Lagerplatz für aktuelle Dokumente zu schaffen.

Aufbewahrungsfristen

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahre gilt für folgende Dokumente:

Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Bankunterlagen und Kontoauszüge
Buchungsbelege und Rechnungen
Inventare
Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
Lageberichte
Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
Fahrtenbücher

Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wie:

Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Zum Beispiel:

Angebote
Auftragsbestätigung
Verträge
Versicherungspolice
Buchführungsprogramm
Mahnungen

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